Ajutor — Foi de parcurs

Aplicația te ajută să ții evidența autovehiculelor firmei: foi de parcurs, alimentări, restul de carburant din rezervor, valabilitatea documentelor (RCA, ITP, vignete, permis) și rapoarte gata de tipărit. Fiecare firmă își vede și își modifică doar propriile date.

1. Primii pași

Dacă folosești aplicația pentru prima dată, parcurge acești pași, în ordine:

1. Înregistrează firma (pagina Înregistrare): numele firmei este utilizatorul, iar CUI-ul este parola.
2. Completează datele firmei și, dacă vrei, adaugă logo-ul (meniul Editează firmă). Apar pe rapoarte.
3. Adaugă automobilele (Automobile): număr de înmatriculare, consum, kilometrii inițiali și cantitatea inițială din rezervor. Aceste valori sunt punctul de pornire al calculelor.
4. Adaugă șoferii (Personal).
5. Adaugă rutele frecvente (Rute) — opțional, dar fac completarea foilor mult mai rapidă.
6. Adaugă furnizorii de carburant (Furnizori) — opțional.
7. Completează foile de parcurs (Foaie de parcurs) și alimentările.
8. Tipărește rapoartele (Raport activitate, Raport alimentări).

2. Cont, autentificare, înregistrare

Înregistrare

Pe pagina Înregistrare firmă completezi denumirea firmei (utilizatorul), codul fiscal / CUI (parola) și, opțional, registrul comerțului, adresa și logo-ul. CUI-ul se acceptă cu sau fără prefixul RO, cu sau fără spații sau puncte (RO 12.345.678 este la fel cu 12345678). După înregistrare ești conectat automat.

• Nu pot exista două firme cu aceeași denumire, același CUI sau același registru al comerțului.
• Logo-ul trebuie să fie imagine JPG, PNG, GIF sau WebP, de cel mult 1 MB.

Autentificare

Pe pagina Autentificare introduci numele firmei (fără diferență între majuscule și minuscule) și CUI-ul ca parolă.

Deconectare

Butonul Deconectare se află în bara din partea de sus a fiecărei pagini, lângă numele firmei. Deconectează-te mereu când folosești un calculator comun.

Expirarea sesiunii

Dacă nu faci nimic 30 de minute, sau după 12 ore de la autentificare, ești deconectat automat (în contul demo: 10 minute, respectiv 30 de minute). Datele nesalvate dintr-un formular se pierd, așa că salvează des.

Protecția împotriva roboților

Formularele de autentificare și de înregistrare sunt protejate automat; tu nu trebuie să rezolvi niciun test. Ce trebuie să știi:

• Este necesar JavaScript activat. La trimiterea formularului apare scurt mesajul „Se verifică...".
• Dacă formularul se trimite în mai puțin de 3 secunde sau a stat deschis mai mult de o oră, vei fi rugat să reîncerci.
• După 5 încercări eșuate pe același cont, autentificarea se blochează 15 minute. Pe aceeași adresă se pot crea cel mult 3 conturi pe oră.

3. Pagina de start

Conține meniul principal, sub formă de butoane, și (dacă este cazul) fereastra roșie de avertizare pentru documentele care expiră. Aceleași opțiuni sunt disponibile în bara de navigare de sus, pe orice pagină. Pe telefon, bara se deschide din butonul cu trei linii.

4. Datele firmei

Meniul Editează firmă afișează doar firma ta. Poți modifica denumirea, codul fiscal, registrul comerțului, adresa și logo-ul (poți și șterge logo-ul curent).

• Datele apar în antetul rapoartelor tipărite.
• Modificarea denumirii sau a CUI-ului schimbă datele de autentificare. Parola urmărește mereu codul fiscal.
• Butonul Șterge firma șterge firma și toate datele ei (foi, alimentări, automobile, personal, rute, furnizori, documente) și te deconectează. Operațiunea nu poate fi anulată. Fă un backup înainte.

5. Personal (șoferi)

Pagina Personal ține evidența persoanelor firmei. Câmpuri: nume și prenume (obligatoriu), CNP (13 cifre), calitatea (Asociat, Director, Administrator, Contabil, Salariat), act de identitate (serie și număr), eliberat de și eliberat la (data).

• Sub formular vezi lista persoanelor, cu butoanele Editează și Șterge.
• Nu pot exista două persoane cu același nume sau același CNP.
• Persoanele adăugate aici apar în lista de șoferi din foaia de parcurs și din căutare.

6. Furnizori

Pagina Furnizori afișează lista tuturor furnizorilor firmei, cu butoane de editare și ștergere. Câmpuri: denumire (obligatorie, unică în firmă) și CUI. Pentru a edita, apasă Editează; formularul se completează cu datele furnizorului, iar butonul devine Actualizează.

7. Rute predefinite

O rută predefinită este un traseu pe care îl faci des (de exemplu Sediu → Client). Câmpuri: denumire, plecare, sosire, prin, scop și kilometri. În foaia de parcurs, fiecare rând are butonul Rută: se deschide o fereastră în care cauți ruta (scrii părți din denumire, plecare, sosire, prin sau scop; diacriticele nu contează) sau o alegi din listă, cu mouse-ul ori cu săgețile și Enter. Ruta aleasă completează rândul respectiv: locurile, prin, scopul și kilometrii (atribuiți combustibilului principal, pe care îi poți redistribui), iar consumul se recalculează.

Poți edita sau șterge rutele din lista de sub formular. Modificarea unei rute nu schimbă foile deja salvate.

8. Cote TVA

Pagina Cote TVA permite adăugarea cotelor (denumire și procent, de exemplu 19% / 19) folosite de firmă.

9. Automobile

Pagina Automobile conține formularul și lista autovehiculelor firmei.

Câmp	Ce înseamnă
Marca, Tip	Ex.: DACIA, LOGAN. Se salvează cu majuscule.
Nr. înmatriculare	Obligatoriu, unic în firmă. Identifică mașina în foi, alimentări și documente.
Masă, Categorie, Serie	Date din talon.
Consum principal (l/100 km; kWh/100 km pentru electric)	Folosit pentru calculul automat al consumului pe fiecare rând din foaia de parcurs, pentru combustibilul principal.
Km inițial	Kilometrajul de bord la începutul evidenței. Prima foaie pornește de la această valoare.
Cantitate inițială	Litrii (sau kWh, pentru combustibilul electric) din rezervor/baterie la începutul evidenței. Punctul de pornire al restului din rezervor.
Combustibil principal	Benzina, Motorina, GPL, Electric sau Hibrid.
Combustibili secundari	Opțional: dacă mașina poate folosi și alți combustibili (ex. GPL pe lângă benzină), îi adaugi cu butonul Adaugă combustibil secundar, fiecare cu consumul și cantitatea inițială proprii. Se pot declara la adăugarea sau la editarea mașinii; un combustibil nu poate fi declarat de două ori.
Automobil activ	Vezi mai jos.

Automobil activ / inactiv

O mașină vândută sau scoasă din uz se marchează inactivă (debifezi Automobil activ). Foile ei de parcurs rămân în baza de date și pot fi consultate în rapoarte și la căutare, dar:

• nu mai poate fi editată (se poate doar reactiva, cu butonul Reactivează din lista de automobile);
• nu se mai pot adăuga sau edita foi de parcurs pentru ea;
• nu se mai pot adăuga alimentări pentru ea;
• nu mai apare în listele de mașini din foaia de parcurs și din alimentări, iar în rezultatele căutării foile ei nu mai au buton de editare;
• nu mai primește avertizări de expirare a documentelor.

10. Documente și avertizări de expirare

În formularul unui automobil există secțiunea Documente și valabilități (toate câmpurile sunt opționale):

Document	Observații
RCA	Data de start și data de final.
ITP	Data de start și data de final.
Permis de conducere	Data de start și data de final.
Vignetă	Pentru una sau mai multe țări: apeși Adaugă vignetă, scrii țara (apar sugestii: România, Ungaria, Bulgaria etc.) și datele. Rândurile se pot șterge cu ×. Maximum 20 de viniete pe mașină.

Dacă începi un document, trebuie să completezi ambele date (data de final nu poate fi înaintea celei de start), iar la vignetă și țara. Pentru fiecare document alegi cu câte zile înainte de expirare vrei să fii avertizat: 3, 7 sau 14 zile.

Fereastra roșie de avertizare

La deschiderea paginii de start (de exemplu imediat după autentificare) apare o fereastră roșie cu toate mașinile care au documente în perioada de avertizare aleasă, în forma:

CS-11-GNO — RCA: expiră peste 2 zile (05.10.2026)

• Un document apare în listă din momentul în care mai sunt atâtea zile sau mai puține cât ai ales pentru el.
• Documentele deja expirate rămân în listă, marcate cu roșu (a expirat acum N zile), până când le actualizezi sau le ștergi.
• Mașinile inactive nu sunt avertizate.
• Închizi fereastra cu butonul Am înțeles (sau cu Esc). Reapare la următoarea deschidere a paginii de start.

11. Foaia de parcurs

Meniul Foaie de parcurs este pagina principală de lucru. O foaie corespunde unei zile și unei mașini și conține mai multe rânduri (deplasări).

Pasul 1 — alegi mașina și data

În partea de sus alegi Nr. înmatriculare și Data plecare. Pagina se reîncarcă singură. Dacă pentru acea zi există deja o foaie, rândurile ei apar în tabel, pentru editare.

Pasul 2 — datele foii

• Nr. foaie — propus automat. Pentru o zi nouă, numărul continuă șirul foilor mașinii. Dacă introduci o zi din trecut, foile următoare se renumerotează automat. Poți modifica numărul manual.
• Șofer — ales din lista de personal.
• Rest în rezervor (în litri, sau kWh pentru electric) — calculat de aplicație (vezi mai jos); se actualizează pe măsură ce modifici consumul rândurilor. Nu se editează. Dacă mașina are mai mulți combustibili, apare câte un rest pentru fiecare combustibil declarat.
• Km bord — kilometrajul de la sfârșitul foii anterioare (sau Km inițial al mașinii).
• Consum declarat — consumul din fișa mașinii pentru fiecare combustibil (l/100 km, respectiv kWh/100 km pentru electric).

Pasul 3 — completezi rândurile

Adaugi un rând cu Adaugă rând gol, apoi, dacă ai rute predefinite, apeși butonul Rută de pe rând și alegi ruta dintr-o fereastră cu căutare. Pe fiecare rând completezi:

Coloană	Cum funcționează
Data / Ora plecare, Loc plecare	Un rând fără ora plecării este ignorat la salvare.
Data / Ora sosire, Loc sosire	Data sosirii este, implicit, data plecării (pentru deplasări peste noapte o poți schimba).
Prin, Scop	Traseul și motivul deplasării.
Km plecare	Primul rând pornește de la Km bord; următoarele pornesc de la Km sosire al rândului precedent.
Km parcurși	Kilometrii deplasării. Dacă mașina are mai mulți combustibili, introduci kilometrii parcurși cu fiecare combustibil (câte o coloană Km <combustibil>), iar aplicația calculează totalul în Km parcurși (total).
Km sosire	Calculat: Km plecare + totalul kilometrilor parcurși.
Consum (L / kWh)	Calculat automat pentru fiecare combustibil: Km parcurși cu combustibilul × consumul lui declarat / 100. Dacă îl modifici manual, aplicația nu îl mai recalculează pe acea celulă.

Rândul se șterge cu butonul ×.

Pasul 4 — salvezi

Apasă Salvează foaia. Aplicația afișează un mesaj cu numărul foii, numărul de rânduri salvate și restul final din rezervor.

Editarea unei foi dintr-o zi anterioară

Alegi mașina și data foii (sau o deschizi din Caută foaie), modifici rândurile și salvezi. Restul din rezervor al foilor următoare se recalculează automat.

Verificarea orelor și recalcularea kilometrilor

În partea de sus a paginii se afișează, în stânga, foaia anterioară (numărul și data/ora la care s-a încheiat), iar în dreapta foaia următoare, dacă există (numărul și data/ora la care începe). Pe măsură ce completezi rândurile, zonele și rândurile se colorează automat: verde = cronologie corectă, roșu = suprapunere sau ordine greșită, galben = incomplet (de ex. lipsește ora sosirii) sau foaia ajunge în afara ordinii față de foile vecine. Mesajul din centru spune exact ce nu e în regulă; cât timp există rânduri roșii sau galbene, salvarea este oprită.

La salvare, aplicația verifică cronologia:

• fiecare rând trebuie să aibă ora sosirii, iar data și ora sosirii să fie după data și ora plecării;
• un rând nu poate pleca înainte de sosirea rândului precedent din aceeași foaie;
• rândurile nu se pot suprapune cu cele ale altor foi ale aceleiași mașini (plecarea imediat la ora sosirii precedente este permisă).

Dacă una dintre verificări nu trece, foaia nu se salvează, mesajul indică rândul și foaia cu care se suprapune, iar rândurile introduse rămân în formular ca să le poți corecta.

Când adaugi sau modifici o foaie care nu este ultima, kilometrii de plecare și de sosire ai foilor următoare se recalculează automat: fiecare rând pornește de unde s-a terminat precedentul și își păstrează kilometrii parcurși. La fel se recalculează și restul din rezervor.

Unicitatea rândurilor

Aplicația nu permite două rânduri identice (aceeași mașină, dată, ore și kilometri) în aceeași firmă.

12. Cum se calculează restul din rezervor

Restul la începutul unei foi este:

cantitatea inițială a mașinii + alimentările cu data până la data foii (inclusiv) − consumul foilor anterioare

Iar restul la sfârșit (cel afișat în câmp și în mesajul de după salvare) este restul de la început minus consumul rândurilor foii.

Exemplu

Eveniment	Litri	Rest
Cantitate inițială a mașinii		10
Alimentare pe 01.10	+ 40	50
Foaia din 01.10: consum 6,5 L	− 6,5	43,5
Foaia din 02.10: consum 5 L	− 5	38,5

• Alimentările se iau în calcul pe mașină (cele introduse fără mașină se aplică tuturor mașinilor firmei).
• Restul se ține separat pentru fiecare combustibil declarat al mașinii: fiecare pornește de la propria cantitate inițială, crește cu alimentările acelui combustibil și scade cu consumul lui.
• O alimentare datată după o foaie nu modifică restul acelei foi, ci pe cele următoare.
• Când adaugi o alimentare sau salvezi o foaie din trecut, restul foilor următoare se recalculează automat.
• Un rest negativ înseamnă, de regulă, că lipsește o alimentare sau că Cantitatea inițială a mașinii este prea mică.

13. Alimentări

Alimentările se introduc din foaia de parcurs, cu butonul Adaugă alimentare (mașina aleasă este preselectată). După salvare revii în foaia de parcurs. Câmpuri:

• Nr. înmatriculare — doar mașinile active.
• Combustibil — combustibilul alimentat, dintre cei declarați pentru mașină (principalul este primul).
• Data documentului și Nr. document (bonul fiscal sau factura). Același număr de document pe aceeași dată nu se poate introduce de două ori.
• Cantitate (în litri, sau kWh pentru electric; unitatea se schimbă după combustibilul ales) și Sumă, ambele mai mari ca 0.
• Furnizor — text liber (opțional).

După salvare, restul din rezervor al foilor mașinii se recalculează.

14. Caută foaie

Pagina Caută foaie găsește rapid o foaie după oricare dintre filtrele: nr. foaie, interval de date, nr. înmatriculare, șofer. Rezultatele arată pentru fiecare foaie: număr, data, mașina, șoferul, numărul de rânduri, kilometrii totali, consumul total și restul din rezervor. Butonul Editează deschide foaia în pagina Foaie de parcurs.

15. Rapoarte și tipărire

Raport activitate (foi de parcurs)

Alegi mașina și luna. Implicit se afișează luna în curs pentru prima mașină. În lista de luni pot fi alese luna curentă și lunile anterioare, începând cu prima lună în care există foi; nu se pot alege luni viitoare. Mașinile inactive pot fi alese, pentru istoric. Tabelul conține: nr. foaie, data plecare și sosire, șofer, nr. auto, plecare, sosire, km parcurși și consum.

Raport alimentări

Funcționează la fel, dar pentru alimentări: alegi luna (implicit luna curentă; fără luni viitoare). Tabelul arată data și numărul documentului, furnizorul, cantitatea și suma, cu totaluri la final.

Tipărire

Butonul Print deschide fereastra de tipărire a browserului. Meniul și butoanele nu se tipăresc; antetul cu numele firmei, CUI, registrul comerțului, adresa și logo-ul apare pe hârtie. Pentru PDF alege Salvează ca PDF ca imprimantă.

16. Backup și restaurare

Pagina Backup / Restaurare îți permite să salvezi toate datele firmei într-un fișier și să le recuperezi ulterior.

• Descarcă backup — primești un fișier JSON cu automobilele, personalul, furnizorii, rutele, cotele TVA, foile de parcurs, alimentările și documentele. Păstrează-l în siguranță: conține datele firmei.
• Restaurare — încarci un fișier JSON descărcat anterior. Atenție: restaurarea înlocuiește complet datele curente ale firmei cu cele din fișier.
• Restaurarea nu modifică numele, CUI-ul sau registrul comerțului firmei (datele de autentificare).
• Backup-urile făcute cu versiuni mai vechi ale aplicației se pot restaura în continuare.

Contul demo nu are acces la această pagină.

17. Contul demo

Pentru a explora aplicația fără să îți creezi cont, apasă pe pagina de autentificare Intră în contul demo. Vei vedea o firmă fictivă (DEMO TRANSPORT SRL), cu mașini, șoferi, rute, foi de parcurs pe ultimele luni, alimentări și documente, inclusiv unele care expiră (pentru a vedea fereastra roșie de avertizare).

• Este doar pentru consultare: orice încercare de salvare, ștergere sau încărcare este refuzată. În bară apare mențiunea CONT DEMO.
• Nu are acces la Backup / Restaurare.
• Sesiunea demo expiră după 10 minute de inactivitate sau 30 de minute în total.
• Datele sunt fictive și se pot reseta oricând.

18. Securitate și confidențialitate

• Separarea datelor: fiecare firmă vede și modifică exclusiv propriile date. Nu există nicio modalitate de a deschide datele altei firme.
• Parola se stochează doar sub formă de hash (nu poate fi citită din baza de date).
• Protecții active: interogări sigure împotriva injecției SQL, protecție împotriva XSS și CSRF, sesiune cu cookie securizat, blocarea încercărilor repetate, protecție anti-robot, antete de securitate și blocarea indexării de către motoarele de căutare.
• Atenție la parolă: deoarece parola este CUI-ul firmei, o informație publică, păstrează confidențial numele firmei folosit la autentificare și deconectează-te de pe calculatoarele comune.
• Fă backup-uri regulate și păstrează fișierele descărcate în loc sigur.

19. Întrebări frecvente și depanare

Nu mă pot autentifica.

Verifică numele firmei exact ca la înregistrare (majusculele nu contează) și CUI-ul ca parolă (cu sau fără RO). Dacă ai greșit de 5 ori, așteaptă 15 minute. Asigură-te că JavaScript este activat. Dacă firma a fost creată înainte de sistemul de autentificare, trebuie să aibă completat Codul fiscal.

Primesc „Formularul a fost trimis prea repede" sau „Sesiunea formularului a expirat".

Reîncarcă pagina și trimite formularul din nou (așteaptă câteva secunde după ce se încarcă).

Nu apare mașina în lista din foaia de parcurs.

Mașina este inactivă sau nu a fost adăugată. Verifică în Automobile. Listele de la foaie și alimentări conțin doar mașini active.

Restul din rezervor este negativ sau nu corespunde.

Verifică: cantitatea inițială a mașinii, alimentările lipsă sau cu dată greșită (o alimentare datată după foaie nu o afectează) și consumul rândurilor. După corectare, salvează din nou foaia sau adaugă alimentarea lipsă — restul se recalculează.

Pot edita o foaie veche?

Da, dacă mașina este activă: deschide-o din Caută foaie (butonul Editează) sau alege mașina și data în Foaie de parcurs.

Nu pot șterge un automobil.

Are foi de parcurs. Marchează-l inactiv; foile rămân consultabile.

Am schimbat numărul de înmatriculare al unei mașini.

Documentele mașinii urmează noul număr. Foile și alimentările deja salvate rămân pe numărul vechi; dacă numărul s-a schimbat din motive reale, adaugă mașina cu numărul nou și marchează-o pe cea veche inactivă.

Raportul nu arată luna dorită.

Lista conține doar luni până la cea curentă, începând cu prima lună în care există date. Nu se pot alege luni viitoare.

Fereastra roșie apare mereu.

Ai documente expirate sau în perioada de avertizare. Actualizează datele documentului reînnoit în Automobile sau șterge-l; mașinile inactive nu sunt avertizate.

Logo-ul nu se încarcă.

Acceptăm imagini JPG, PNG, GIF sau WebP de cel mult 1 MB.

Am primit „A apărut o eroare".

Încearcă din nou peste câteva minute. Dacă persistă, notează ce făceai și contactează administratorul aplicației.

20. Glosar

Termen	Înțeles
Foaie de parcurs	Evidența deplasărilor unui autovehicul într-o zi: locuri, ore, kilometri și consum.
Rest în rezervor	Cantitatea estimată de carburant rămasă în rezervor.
Km bord	Kilometrajul afișat de bordul mașinii.
Consum declarat	Consumul mediu (l/100 km, respectiv kWh/100 km pentru electric) din fișa mașinii.
CUI	Codul unic de înregistrare fiscală; aici, și parola contului.
RCA	Asigurarea obligatorie de răspundere civilă auto.
ITP	Inspecția tehnică periodică.
Vignetă	Taxa de drum pentru o țară (rovinietă în România).
Backup	Copie de siguranță a datelor firmei, descărcată ca fișier JSON.

← Înapoi la autentificare